Algemene voorwaarden aanpassen? Let op de risico's

Een goede samenwerking begint met duidelijke afspraken. Die staan voor een belangrijk deel in de algemene voorwaarden. Maar deze werkwijze staat onder druk. Opdrachtgevers vragen steeds vaker om uitzonderingen. De verleiding om ja te zeggen is groot, maar zelfs een kleine afwijking van de algemene voorwaarden kan grote gevolgen hebben. 

Maurice Vink, Accountmanager bij Aon: “In veel sectoren zijn branchevoorwaarden de norm. Ingenieurs- en architectenbureaus bijvoorbeeld gebruiken nu nog De Nieuwe Regeling (DNR2011). Die legt vast waarvoor, tot hoog en hoelang een bureau aansprakelijk is. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering gaat ook van deze standaard algemene voorwaarden uit. Een aanpassing van de leveringsvoorwaarden kan gevolgen voor de verzekering hebben, en brengt daarom grote financiële risico’s met zich mee.”  

Kleine wijzigingen kunnen grote gevolgen hebben

Het komt steeds vaker voor dat opdrachtgevers standaard algemene voorwaarden zoals DNR niet, of niet volledig, accepteren. Het is verleidelijk om enkele artikelen te schrappen en zo een opdracht binnen te halen. Maar de gevolgen daarvan zijn vaak groter dan wordt vermoed. Als de leveringsvoorwaarden veranderen, heeft dat mogelijk ook gevolgen voor de maximale schadebedragen, vervaltermijnen en andere aansprakelijkheden. De kosten daarvan kunnen snel oplopen. Dat heeft grote gevolgen, zeker als de schade buiten de dekking blijkt te vallen.  

Henri Damen, Account Executive bij Aon: “We hadden bijvoorbeeld een casus bij een nieuwgebouwd appartementencomplex. Bij oplevering bleken alle ramen naar binnen te draaien in plaats van naar buiten. Om dat op te lossen, moesten er meer dan vierhonderd nieuwe kozijnen en ramen geplaatst worden. Omdat onze relatie met standaard leveringsvoorwaarden werkte, bleef zijn aansprakelijkheid beperkt en bood de aansprakelijkheidsverzekering dekking.”  

Afwijken van de algemene voorwaarden verhoogt de risico’s en heeft gevolgen voor de dekking van een verzekering. Maurice: “Als de algemene voorwaarden zonder overleg met de verzekeraar aangepast worden, valt het contract bij de meeste verzekeraars volledig buiten de dekking. Bij Aon regelen we dat overigens net iets anders. Waar mogelijk werken wij met een ‘even alsof’ regeling. Als de polis de schade had afgedekt, dan behandelen wij de claim alsof aan de DNR voorwaarden is voldaan.”  

De onderschatte risico’s van afwijkende voorwaarden 

Henri: “We merken dat bureaus de risico’s van afwijken op de algemene voorwaarden onderschatten. Met de schadebedragen die wij zien, is een faillissement al snel aan de orde. Natuurlijk is de verleiding groot om de kleine lettertjes aan de kant te schuiven; zeker als daar een mooie opdracht tegenover staat. Maar het is niet verstandig om daar zo licht overheen te stappen. Wij kunnen heel snel zien wat een aanpassing voor de verzekering betekent, en de bijkomende risico’s afdekken.”  

In de meeste gevallen zijn uitzonderingen op algemene voorwaarden gewoon te verzekeren. Een doorlopende polis met een clausule voor afwijking op de leveringsvoorwaarden dekt regelmatig terugkerende uitzonderingsverzoeken af. Voor incidentele afwijkingen is een aparte projectpolis geschikter. Henri: “Het belangrijkste is om vooraf met uw adviseur te praten. Dat biedt zekerheid, en maakt het mogelijk om bijkomende kosten met de opdrachtgever te bespreken voor er handtekeningen onder een contract staan.” 

Samenwerkingen verzekeren  

De projectpolis is niet alleen geschikt voor bijzondere projecten, maar biedt ook goede bescherming tegen een ander onderschat risico. Als twee partijen samenwerken om een groot project binnen te halen, ontstaat er een gedeelde aansprakelijkheid. Als er voor die samenwerking geen aparte juridische structuur is aangegaan en er ook geen projectpolis voor is afgesloten, dan kan dat verstrekkende gevolgen hebben. 

Maurice: “Stel dat één van de bureaus na een samenwerking ermee stopt. Die architect gaat met pensioen en verhuist naar een mooi tropisch eiland. Het andere bureau gaat gewoon door. Als er een jaar later schade ontstaat, wordt de claim bij het samenwerkingsverband gelegd. Daarvan is er nog maar één bureau actief. Omdat de polis alleen de eigen gemaakte schade afdekt, is het bureau voor het hele bedrag aansprakelijk. Blijkt de schade gemaakt door het andere bureau, dan komt deze wel volledig op het bord van het bureau wat nog bestaat. Het gevolg is dat er één architect in de zon ligt en de ander failliet gaat.”  

Risico’s beperken? Meld u aan voor het webinar

Aon is er voor iedere organisatie die risico’s wil beperken. Tijdens ons webinar “Aansprakelijkheid: de noodzaak om contracten, leveringsvoorwaarden en polissen op elkaar af te stemmen” op dinsdag 24 februari van 11:00 tot 12:00 uur krijgt u inzicht in waarom het cruciaal is om uw contracten, leveringsvoorwaarden en aansprakelijkheidspolis op elkaar af te stemmen. U hoort wat de gevolgen kunnen zijn als risico’s niet goed geregeld zijn én hoe u dit voorkomt.