Samenwerken creëert kansen. Maar wie is er aansprakelijk als het misgaat?

Hoe vang je personeelstekorten op in de kinderopvang en hoe kun je kennis delen in het onderwijs? Samenwerken helpt allerlei organisaties in het onderwijs en de welzijnssector, om het op allerlei manieren beter te doen. Locaties delen onderling collega’s en organisaties werken samen vanuit hun expertise of door faciliteiten te delen. 

Dat biedt allerlei voordelen, maar het roept ook een belangrijke vraag op: wie is er verantwoordelijk als er tijdens de samenwerking onverhoopt iets misgaat? Zodra medewerkers voor meerdere locaties werken kan de aansprakelijkheid complexer worden. Standaardarbeidsovereenkomsten geven niet altijd meer eenduidig antwoord. 

Wie stuurt een medewerker aan?

Stel dat een medewerker in dienst is bij organisatie A, maar vanuit een samenwerking ook een aantal dagen per week werkt voor organisatie B. Op die dagen volgt de medewerker de planning, instructies en werkwijze van organisatie B.

Gaat er iets mis en ontstaat er daardoor schade? Dan kan de vraag ontstaan welke organisatie daarvoor aansprakelijk is. Het is op zo’n moment belangrijk om vast te stellen voor wie de medewerker de werkzaamheden op dat moment uitvoerde. En wie er zeggenschap had over het handelen van de medewerker.

Dat geldt voor situaties waarin schade ontstaat, net als voor de veiligheid van medewerkers. Laat u binnen uw organisatie werkzaamheden uitvoeren door iemand die formeel bij een andere partij in dienst is? Dan kunt u onder omstandigheden toch verantwoordelijk zijn voor de veilige werkomgeving.

Als verantwoordelijkheden vervagen

In de praktijk maken organisaties afspraken over wat ze samen doen, maar komt het er niet altijd van om vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dan ontstaan er vragen zoals:

• Wie geeft instructies en houdt toezicht?
• Wie is verantwoordelijk voor de veiligheid op locatie?
• Wie handelt een incident of klacht af?
• Wie meldt schade bij de verzekeraar?
• Welke organisatie is verzekerd als een medewerker schade veroorzaakt?

Dat klinkt administratief, maar het vormt concrete uitdagingen zodra er daadwerkelijk iets gebeurt. Met een medewerker, een leerling, een cliënt of een bezoeker. Dan is het te laat om uit te zoeken wie waar verantwoordelijk voor zou zijn. Leg daarom zowel de taken als verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en de manier waarop incidenten worden afgehandeld goed vast. 

Controleer de dekking van uw verzekeringen

Zodra organisaties samenwerken kan hun risicoprofiel ongemerkt veranderen. Werken uw medewerkers bijvoorbeeld ook op andere locaties? Of zelfs bij andere organisaties, als jullie gezamenlijk activiteiten uitvoeren?

De Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) kan dekking bieden als uw organisatie aansprakelijk wordt gesteld voor letselschade of schade aan de spullen van anderen, bijvoorbeeld veroorzaakt door een medewerker. Of de situatie verzekerd is hangt af van de polisvoorwaarden en de dekking, en de manier waarop u verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft geregeld tijdens een samenwerking.

Let op: zuivere financiële schade valt niet standaard onder de dekking van een AVB.

Gaat u samenwerken met een andere organisatie of verandert de samenwerking? Controleer dan de afspraken en de verzekeringen, van alle betrokken organisaties. Dat voorkomt dubbele dekkingen, en vooral gaten ertussen.

Let op bij fusies en overnames

Tijdens een fusie of overname wordt de samenwerking snel intensiever. Personeel, contracten, gebouwen, systemen en verplichtingen kunnen overgaan naar een nieuwe of de grotere organisatie. Houd bijvoorbeeld rekening met lopende aansprakelijkheidsclaims, verschillen in verzekeringen of nieuwe activiteiten die in de bestaande polis nog niet (goed) gedekt waren.

De verzekeringsadviseurs van Aon kijken alvast mee tijdens de voorbereidingsfase en due diligence, om eventuele verzekeringsrisico’s in kaart te brengen. Dat werkt het best voordat de belangrijkste afspraken definitief zijn. Zo houdt u ruimte om de risico’s te onderzoeken en de gemaakte afspraken erop aan te passen. 

Vijf aandachtspunten bij samenwerken

Wilt u de samenwerking tussen organisaties goed organiseren, bijvoorbeeld binnen het onderwijs, de kinderopvang en welzijn in het algemeen? 

Controleer in ieder geval:

• Wie welke medewerkers aanstuurt en toezicht houdt
• Hoe taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd
• Wie verantwoordelijk is als er schade of een incident ontstaat
• Of de verzekeringen aansluiten op de feitelijke samenwerking
• Of nieuwe risico's opnieuw worden beoordeeld als de samenwerking verandert

Samenwerken is heel waardevol en creëert meerwaarde. Zorg ervoor dat ook de aansprakelijkheid goed geregeld is, of in ieder geval duidelijk is. Vooral als samenwerkingen intensiever worden nemen ook de risico’s vaak toe.

Wilt u weten of uw samenwerkingen en verzekeringen nog goed op elkaar aansluiten? Neem contact op met uw accountmanager bij Aon. Dan brengen we samen de risico’s en beschikbare oplossingen in kaart.