Crisismanagement voor ondernemers voorbereid zijn op het onverwachte

Een crisis binnen uw organisatie komt vaak onverwacht. Dan moet u snel handelen en belangrijke beslissingen nemen, maar dat is niet eenvoudig als de druk hoog is. Door u goed voor te bereiden, weet u beter wat u moet doen en kunt u de gevolgen van een crisis beperken.

In dit artikel leest u hoe u zich voorbereidt op een crisis en wat nodig is om op het juiste moment in actie te komen.

Wanneer wordt een gebeurtenis een crisis?

Niet iedere onverwachte gebeurtenis is meteen een crisis. Daarbij kunt u onderscheid maken tussen:

• Incident: een gebeurtenis die de bedrijfsvoering verstoort, maar waar een oplossing voor te vinden is.
• Calamiteit: een ernstigere gebeurtenis die meer aandacht en afstemming vraagt dan een gewoon incident.
• Crisis: een ernstige situatie waarbij de normale aanpak niet meer voldoende is en belangrijke keuzes nodig zijn.

De grenzen tussen deze gebeurtenissen is niet scherp. Een incident kan uitgroeien tot een crisis als de gevolgen groter blijken dan gedacht. Leg vooraf vast wanneer opschaling nodig is en het crisisteam wordt ingeschakeld. Zo kunt u sneller handelen als het nodig is.

Breng relevante crisisscenario's in kaart

Breng vooraf in kaart wat er binnen uw organisatie mis kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan brand, extreem weer, een cyberaanval, uitval van ICT of energie, een ernstig arbeidsongeval of problemen bij een belangrijke leverancier.

Bepaal daarna wat deze gebeurtenissen kunnen betekenen voor uw organisatie. Welke processen mogen niet te lang stilliggen en wat is nodig om deze door te laten gaan? Richt u vooral op situaties die grote gevolgen kunnen hebben voor uw organisatie en medewerkers.

Richt het crisisteam in

Tijdens een crisis moet duidelijk zijn wie de leiding neemt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Stel daarom vooraf een crisisteam samen met duidelijke rollen en bevoegdeden. Naast de leiding kunnen bijvoorbeeld deskundigen op bepaalde gebieden een bij hun passende rol krijgen. Wijs ook vervangers aan en leg vast wie belangrijke besluiten mag nemen. Tijdens een crisis is dan direct duidelijk wie welke taak of verantwoordelijkheid heeft.

Besluitvorming met de BOB-methodiek

De BOB-methodiek helpt om tijdens een crisis stap voor stap tot een besluit te komen. De aanpak bestaat uit drie stappen:

• Beeldvorming: verzamel wat bekend is en stel vast welke informatie nog ontbreekt.
• Oordeelsvorming: bespreek de mogelijkheden en de bijbehorende risico's en gevolgen.
• Besluitvorming: maak een keuze, verdeel de acties en leg vast wie deze uitvoert.

Leg belangrijke besluiten en acties vast en bepaal wanneer de situatie opnieuw wordt beoordeeld. Daarmee blijft ook tijdens het verloop van de crisis duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

De vier fasen van crisismanagement

Een goede crisisaanpak bestaat uit vier fasen, van de voorbereiding tot de evaluatie achteraf:

• Voorbereiden: risico's in kaart brengen, plannen maken en medewerkers trainen.
• Reageren: opschalen, informatie delen, besluiten nemen en communiceren.
• Herstellen: kritieke bedrijfsprocessen laten doorgaan of weer hervatten.
• Evalueren: bespreken wat goed ging en wat beter kan en de aanpak waar nodig aanpassen.

Zorg dat verschillende plannen op elkaar aansluiten

Het crisisplan bevat procedures, verantwoordelijkheden en communicatielijnen. Het bedrijfscontinuïteitsplan richt zich op het doorgaan en herstellen van kritieke bedrijfsprocessen. In het communicatieplan staan onder meer de doelgroepen, communicatiekanalen en afspraken over woordvoering. Zorg dat de verschillende plannen goed op elkaar zijn afgestemd, zodat ze tijdens een crisis bruikbaar zijn.

Oefenen maakt duidelijk of de crisisaanpak werkt

Een oefening laat zien of gemaakte afspraken ook in de praktijk werken. Veel bedrijven doen dit al met een brandoefening. Op dezelfde manier kunt u een crisissituatie oefenen, bijvoorbeeld een grote IT-storing. Het crisisteam krijgt zo de kans om de gemaakte afspraken te toetsen.

Tijdens de oefening komen mogelijke knelpunten naar voren, zoals onduidelijke regie, te late opschaling, gebrekkige informatie of ongecoördineerde communicatie.

Voorbereiding geeft houvast tijdens een crisis

Tijdens een crisis is er geen tijd om eerst uit te zoeken wie welke taak heeft of wie een besluit mag nemen. Controleer daarom regelmatig of de afspraken nog kloppen en pas deze aan als er iets binnen uw organisatie verandert.

Heeft u vragen over crisismanagement of wilt u advies over de voorbereiding van uw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Meer weten over crisismanagement?

't Web is een advies- en trainingsbureau dat organisaties onder meer ondersteunt bij crisismanagement. 't Web verzorgt de training Crisismanagement: leiderschap onder druk voor directieleden en leidinggevenden. Tijdens twee trainingsdagen en een realistische simulatie oefenen deelnemers met besluitvorming onder druk, communicatie en de rolverdeling binnen het crisisteam.

Wilt u weten hoe uw organisatie ervoor staat op het gebied van crisismanagement of heeft u interesse in deze training? Neem dan contact op met 't Web.