Slimme gebouwen brengen nieuwe risico’s met zich mee

Digitale toegangscontrole, camerabeveiliging, gebouwbeheersystemen, laadpalen en liften maken gebouwen slimmer en kunnen het beheer voor VvE’s efficiënter maken. Tegelijkertijd neemt de afhankelijkheid van software, internetverbindingen en externe partijen toe. Doordat systemen met elkaar verbonden zijn, kan een storing of cyberaanval meerdere voorzieningen raken. Door techniek, organisatie en verzekering goed op elkaar af te stemmen, blijft een slim gebouw veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig.

De opmars van slimme gebouwen

Installaties in gebouwen zijn steeds vaker verbonden met software, internet of een cloudomgeving. Bewoners openen bijvoorbeeld deuren met een app of tag en beheerders kunnen storingen op afstand uitlezen. Ook camerabeveiliging en gebouwbeheersystemen zijn digitaal verbonden. Dit kan het beheer efficiënter maken, het energieverbruik verlagen en het comfort en de beveiliging verbeteren.

Deze ontwikkeling brengt ook risico’s mee. Een gebouw wordt afhankelijker van software, internetverbindingen en externe leveranciers. Valt een onderdeel uit, dan kan dit ook gevolgen hebben voor andere verbonden voorzieningen.

Nieuwe risico’s: van fysieke naar digitale kwetsbaarheden

Bij het beheer van gebouwen ligt de aandacht traditioneel op risico’s zoals brand, waterschade en inbraak. Digitale systemen voegen daar nieuwe kwetsbaarheden aan toe. Een cyberaanval, softwarefout of storing kan bijvoorbeeld leiden tot uitval van toegangscontrole, camerabeveiliging of een gebouwbeheersysteem.
Slimme systemen verwerken soms ook persoonsgegevens, zoals camerabeelden, toegangslogs en gegevens van appgebruikers. Krijgen onbevoegden toegang tot deze gegevens, dan kan sprake zijn van een datalek en mogelijk een meldplicht.

Eén incident kan meerdere gevolgen hebben. Bewoners kunnen bijvoorbeeld tijdelijk geen digitale toegang krijgen tot het gebouw of de parkeergarage en er kunnen kosten ontstaan voor IT-onderzoek en herstel. Ook digitale processen van de VvE, zoals administratie, betalingen en facturatie, kunnen worden verstoord. Een VvE beheert daardoor niet alleen het fysieke gebouw, maar ook de digitale omgeving eromheen.

Hoe maakt u een slim gebouw veiliger en robuuster?

Om de digitale risico’s van een slim gebouw te beheersen, zijn inzicht in de aanwezige systemen, technische beveiliging en duidelijke organisatorische afspraken nodig. Daarbij is het ook belangrijk om goede afspraken te maken met externe partijen die systemen leveren, beheren, onderhouden of beveiligen.

Inventarisatie

Breng in kaart welke slimme systemen in het gebouw aanwezig zijn, hoe deze met elkaar en met externe netwerken zijn verbonden en welke gegevens zij verwerken. Bepaal ook welke systemen belangrijk zijn voor de veiligheid en continuïteit van het gebouw. Leg daarbij vast wie voor ieder systeem verantwoordelijk is. Dat kan de VvE zelf zijn, maar ook een gebouwbeheerder, installateur, IT leverancier of softwareleverancier.

• Checklist voor de inventarisatie:
•  Welke slimme systemen zijn aanwezig?
• Welke systemen zijn met internet verbonden?
• Welke gegevens worden verwerkt?
• Wie heeft toegang tot de systemen?
• Wie is verantwoordelijk voor beheer en beveiliging?

Technische maatregelen

Met technische maatregelen kunnen digitale risico’s worden verkleind. Denk onder andere aan:

• het scheiden van gebouwsystemen van andere netwerken, zoals een gastnetwerk; 
• sterke authenticatie en goed toegangsbeheer voor beheerdersaccounts; 
• het tijdig installeren van beveiligingsupdates en patches; 
• periodiek onderhoud van systemen; 
• logging en monitoring om afwijkingen en mogelijke incidenten tijdig te signaleren. 

Welke maatregelen nodig zijn, verschilt per gebouw en hangt af van de aanwezige systemen en de onderlinge verbindingen.

Organisatie en processen

Technische beveiliging is alleen effectief als ook de organisatie eromheen goed is geregeld. Leg met beheerders, installateurs en IT partners duidelijke afspraken vast over beveiliging, updates, onderhoud, incidentrespons en het beheer van gegevens. Zorg daarnaast dat beheerders en gebruikers weten hoe zij veilig met systemen en toegangsrechten omgaan en bij wie zij een storing of mogelijk beveiligingsincident moeten melden.

Digitale veiligheid is geen eenmalig project. Systemen veranderen, software wordt bijgewerkt en leveranciers kunnen wisselen. Controleer daarom regelmatig of de technische maatregelen, verantwoordelijkheden en gemaakte afspraken nog aansluiten bij de actuele situatie.

Welke rol spelen verzekering en risicoadvies?

Ook met goede preventieve maatregelen kan een cyberincident of storing niet volledig worden uitgesloten. De financiële gevolgen kunnen uiteenlopen van kosten voor IT onderzoek en herstel tot aansprakelijkheid of schade door uitval van een installatie.

Verzekeringen voor bijvoorbeeld schade aan het gebouw en aansprakelijkheid bieden niet automatisch dekking voor al deze gevolgen. Het is daarom belangrijk om de verzekeringsportefeuille kritisch te bekijken en eventuele hiaten in kaart te brengen. Afhankelijk van de risico’s en bestaande dekking kan een specifieke cyberdekking of aanvullende dekking wenselijk zijn.
Ook het VvE-bestuur heeft een verantwoordelijkheid bij het beheersen van de risico’s rond het gebouw. Wordt een bestuurder persoonlijk aangesproken vanwege een vermeende fout of nalatigheid bij de uitoefening van de bestuurstaak, dan kan een Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering daarvoor relevant zijn.

Aon kan VvE’s helpen om de risico’s rond slimme gebouwen in kaart te brengen. Daarbij kijken we naar de aanwezige systemen, de mogelijke gevolgen van een incident en de bestaande verzekeringsportefeuille. Op basis daarvan kan worden beoordeeld welke combinatie van preventieve maatregelen en verzekeringsoplossingen past bij het gebouw.

Controleer de digitale risico’s van uw gebouw

Slimme systemen maken het beheer van een gebouw makkelijker en efficiënter, maar kunnen bij een storing of cyberincident ook grote gevolgen hebben. Controleer daarom regelmatig of de digitale risico’s, verantwoordelijkheden en verzekeringen binnen uw gebouw goed in kaart zijn gebracht.

Twijfelt u of uw gebouw voldoende is voorbereid? Neem dan contact op met uw vaste Aon adviseur. Samen bekijken we de risico’s, preventieve maatregelen en of een aanvullende cyberdekking passend is.