Een zelfstandig ondernemer inhuren: wat zijn de fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s?

U wilt een zelfstandig ondernemer inhuren. Maar, wat zijn daarvan de risico’s? Voor die ondernemer, en voor u als opdrachtgever? Er gelden zowel fiscale als arbeidsrechtelijke risico’s, die kunnen leiden tot schade. Wij zetten het voor u op een rij.

Door een zelfstandig ondernemer in te huren kunt u in korte tijd veel kennis in huis halen, bijvoorbeeld voor een specifiek project. U hoeft niemand aan te nemen, en bent misschien zelfs voordeliger uit. Maar, wist u dat er een aantal voorwaarden geldt, om te voorkomen dat een zelfstandige (met terugwerkende kracht) als werknemer kan worden aangemerkt? 

Zelfstandig ondernemer inhuren: welke voorwaarden gelden er?

Als u een zelfstandig ondernemer (een zzp’er) wilt inhuren is het belangrijk om diegene te laten werken voor eigen rekening en risico. Er is geen sprake van een vast dienstverband. 

Dat wil zeggen, het is belangrijk dat ook de Belastingdienst dat op die manier ziet. De opdrachtovereenkomst met de zelfstandige moet minimaal voldoen aan de voorwaarden voor ondernemerschap. Belangrijk zijn bijvoorbeeld dat:

• De zelfstandige zelf de werkzaamheden kan bepalen
• De zelfstandige het ondernemersrisico draagt

Als de Belastingdienst een zelfstandige (achteraf) toch aanmerkt als werknemer kan dat leiden tot boetes en andere naheffingen. Dat zijn risico’s die u wilt voorkomen.  

Fiscaal risico als u een zelfstandige inhuurt

Huurt u zelfstandigen in, die vervolgens hetzelfde werk doen als eigen werknemers? De Belastingdienst kan in dat geval oordelen dat er sprake is van werken in loondienst. Als dit het geval is volgt er mogelijk een naheffingsaanslag, met terugwerkende kracht tot 5 jaar. Dat kan een flinke naheffing betekenen. 

Wilt u inschatten of u risico loopt? Controleer of de zelfstandige onder leiding of toezicht staat vanuit uw organisatie. Dit wilt u voorkomen, omdat een zelfstandige juist zelfstandig moet kunnen werken. Maak daarom duidelijke afspraken. Geef vervolgens weinig tot geen instructies over hoe het werk gedaan moet worden. Kies daarnaast voor zelfstandigen die kennis meebrengen, die eigen medewerkers niet hebben.

Let er daarnaast op dat u zelfstandigen alleen materialen ter beschikking stelt als het niet anders kan. Daarnaast verschilt de overeenkomst met zelfstandigen met die van eigen werknemers:

• Betaalt u door bij ziekte
• Keert u vakantiegeld uit
• Nodigt u uit voor teamuitjes
• Geeft u geschenken

Het is belangrijk om dit niet te doen bij een zelfstandige, hoe goed de onderlinge werkrelatie misschien ook is. Daarmee loopt u namelijk een fiscaal risico, omdat de Belastingdienst een zzp’er dan kan zien als werknemer.

Arbeidsrechtelijke en juridische risico’s

U werkt hopelijk goed samen zelfstandigen die u inhuurt. Maar, houd rekening met een paar arbeidsrechtelijke risico’s. Een zelfstandig ondernemer kan bijvoorbeeld claimen bij u in dienst te zijn, als werknemer. Dat biedt een zelfstandige vooral voordelen bij ziekte of bij niet goed functioneren, omdat u naar een werknemer meer verplichtingen heeft dan naar een zzp’er.  

Of ontstaan er contractuele geschillen? Bijvoorbeeld over aansprakelijkheid, intellectuele eigendomsrechten of een non-concurrentiebeding? Er kunnen zowel arbeidsrechtelijke als juridische risico’s ontstaan.

Risico’s op directe en indirecte schade door de zelfstandige

Een ongeluk zit in een klein hoekje, dus ook een zelfstandige die u inhuurt kan schade veroorzaken. Er kan zowel directe als indirecte schade ontstaan. We zetten een aantal van deze risico’s op een rij. 

Directe schaderisico’s 

• Vertragingen
  Wilt u een project afronden binnen een (strakke) deadline, dus huurt u daarvoor een zelfstandige in? Als de zelfstandige door ziekte, persoonlijke omstandigheden of technische problemen vertraging oploopt geldt dat ook voor het totale project. Dat betekent een risico op contractuele boetes of een gemiste zakelijke kans.
• (Te) lage kwaliteit
   U vertrouwt waarschijnlijk op de expertise en ervaring van een zelfstandige. Maar, wat als diegene niet voldoet aan de verwachtingen en (te) lage kwaliteit oplevert? Dan kan leiden tot fouten, klachten van klanten en kosten voor herstel.
• Schade aan eigendommen
   Werkt de zelfstandige met kostbare apparatuur of materialen? Hier kan per ongeluk schade aan ontstaan. U moet dan kosten maken voor reparatie of vervanging.

Indirecte schaderisico’s

• Reputatieschade 
  Raakt een zelfstandige betrokken bij een incident, zoals een ongeluk op de werkplek? Dat kan leiden tot negatieve publiciteit. Het kan zelfs het vertrouwen van klanten aantasten, waardoor de indirecte schade groot is. 
• Wettelijke sancties 
  Voldoet een zelfstandige niet aan de wettelijke vereisten, bijvoorbeeld rondom het naleven van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften op de werkplek? Dat kan leiden tot juridische vervolging van uw organisatie en een boete.  

Controleer met wie u zaken doet

Dus wilt u zelfstandig ondernemers inhuren, maar de risico’s zoveel mogelijk verkleinen? Zorg dat de contracten op orde zijn, benadruk dat een zelfstandige zelfstandig werkt en onderzoek de specifieke risico’s. Dek die risico’s af met de juiste verzekeringen en houd zelfstandigen verantwoordelijk voor het ondernemersrisico. Meer handige tips en inzichten over zzp’ers? Dan kunt u terecht bij onze partner Younited: een platform voor zzp- en ondernemerszaken.  

Benieuwd naar de risico's voor uw bedrijf? Onze adviseurs helpen u graag. Neem contact met ons op om een afspraak te maken.