Als publieksrechtelijke instelling geeft u geld van anderen uit. Van de gemeenschap. Daarom moet u grote investeringen openbaar aanbesteden. Logisch: de gemeenschap wil zeker weten dat u verantwoord met haar geld omgaat. Openbaar aan besteden zorgt voor een betere prijs, is het idee. En voorkomt mogelijke ‘vriendjespolitiek’.
Moet u aanbesteden?
Maar wanneer is een investering een ‘grote investering’? Wat zijn de voorwaarden waaronder u wel (of niet) moet aanbesteden? En wanneer bent u ‘publieksrechtelijk’?
Die laatste is makkelijk. Voldoet uw organisatie aan de volgende criteria, dan bent u een publiekrechtelijke instelling:
1. Uw organisatie heeft als specifiek doel te voorzien in behoeften van algemeen belang (anders dan van commerciële of industriële aard), en;
2. Uw organisatie is een zelfstandige rechtspersoon; en
3. Uw organisatie wordt (voornamelijk) betaald door de Staat, een provincie, gemeente, waterschap of andere publiekrechtelijke instelling, óf;
Het beheer van uw organisatie staat onder toezicht van een aanbestedende dienst, óf;
Uw bestuur of raad van toezicht is voor meer dan de helft aangewezen door een aanbestedende dienst.
Deze criteria zijn ‘cumulatief’: u moet aan alle drie voldoen. Alleen de bij punt 3 gestelde subvoorwaarden zijn niet cumulatief; daarvan is één al genoeg om te voldoen. Scholen voldoen vrijwel altijd aan deze criteria, privéscholen uitgezonderd.
Inkoop van welke diensten moet u aanbesteden?
Aanbesteden hoeft niet bij het bestellen van (kleine hoeveelheden) pennen, gummetjes of printpapier. Het is met name verplicht bij grote orders. Denk aan bouw en/of renovatie, IT-projecten en grote verzekeringscontracten. Maar ook meerjarige inkoopovereenkomsten voor schoolbenodigdheden-met-extra-korting kunnen boven die drempel uitkomen. Opletten dus!
Europees? Of toch gewoon Nederlands?
Dit zijn de bedragen: vanaf EUR 30.000 is aanbesteden al verplicht, met een nationale aanbestedingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, of via een (meervoudige) onderhandse
procedure. Europese aanbesteding is verplicht bij een (geschatte) contractwaarde vanaf EUR 209.000.
Een handig ‘spoorboekje’ bij het bepalen of u wel of niet moet aanbesteden is de ‘Gids Proportionaliteit’. Daarin staan de regels helder uitgelegd. Maar als het goed is, staan die natuurlijk
ook in uw eigen inkooprichtlijnen.
Heeft u daar vragen over, wilt u een tweede paar ogen erbij om zeker te weten dat u geen risico loopt? Of wilt u die Gids Proportionaliteit ontvangen? Neem contact met ons op.
